Tietosuojaseloste
Osuuskunta Vääksyn kesän jäsenrekisterin tietosuojaseloste
Laadittu 26.1.2023
1 Rekisterinpitäjä
Rekisterin rekisterinpitäjä on Osuuskunta Vääksyn Kesä (y-tunnus 0145277-0 )
Rekisteriasioiden yhteyshenkilö on: Osuuskunta Vääksyn kesän hallituksen jäsenet
Osuuskunta Vääksyn Kesä
Osoite: Jyväskyläntie 310
17200 Asikkala
Sähköposti: okvaaksynkesa.hallitus@gmail.com
2 Rekisterin nimi
Rekisterin nimi on Osuuskunta Vääksyn kesä:n jäsen- ja omistajarekisteri.
3 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.
Tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.
Henkilötietoja käsitellään tarkoituksissa, jotka liittyvät jäsen- ja omistajarekisterin hoitamiseen, hallinnointiin ja kehittämiseen, tiedottamiseen, palveluiden tuottamiseen ja laskutukseen liittyen. Henkilötietoja käsitellään myös mahdollisten palautteiden ja muiden yhteydenotto pyyntöjen selvittämisen edellyttämissä tarkoituksissa.
Osuuskunta ei harjoita suoramarkkinointia.
4 Käsittelyn oikeusperusteet
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (jäljempänä myös ”GDPR”) mukaiset perusteet:
rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten (GDPR 6 art. 1.a);
Edellä mainittu rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu rekisteröidyn henkilön ja rekisterinpitäjän välillä olevaan merkitykselliseen ja asianmukaiseen suhteeseen, joka on seurausta siitä, että rekisteröity on rekisterinpitäjän jäsen ja kun käsittely tapahtuu tarkoituksiin, joita rekisteröity on kohtuudella voinut odottaa henkilötietojen keräämisen ajankohtana ja asianmukaisen suhteen yhteydessä.
5 Rekisterin tietosisältö
Rekisteri sisältää seuraavat henkilötiedot lähtökohtaisesti kaikista rekisteröidyistä henkilöistä:
henkilön perustiedot ja yhteystiedot:
- etunimi
- sukunimi
- osuustodistuksen numero
- sähköpostiosoite
- matkapuhelin numero
- lähiosoite
- postinumero ja postitoimipaikka
- laituri tai venepaikka
- Jäseneksi/osuuden omistajaksi tulopäivä
-Osoite mökkikylässä
-Mökin omistajat (jos joku muu kuin jäsen)
6 Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään pääasiallisesti rekisteröidyltä henkilöltä itseltään.
Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös sovellettavan lainsäädännön rajoissa yleisesti saatavilla olevista lähteistä, jotka liittyvät rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn henkilön välisen jäsensuhteen toteuttamisen ja joiden avulla rekisterinpitäjä toteuttaa jäsenistön ylläpitämiseen liittyviä velvollisuuksiaan.
7 Henkilötietojen säilytysaika
Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty.
Henkilötietojen säilyttämisen tarvetta arvioidaan vuosittain ja joka tapauksessa rekisteröityä henkilöä koskevat tiedot poistetaan rekisteristä kun jäsenyys loppuu ja jäseneen tai osuuden omistajaan liittyvät velvollisuudet ja toimenpiteet on suoritettu loppuun kuitenkin Osuuskuntalain vaatimukset tietojen säilyttämisestä huomioiden.
Rekisterinpitäjä toteuttaa kaikki mahdolliset kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä.
8 Henkilötietojen vastaanottajat sekä tietojen säännönmukaiset luovutukset
Henkilötietoja ei luovuteta muille kuin rekisterinpitäjän palvelusopimuskumppaneille kuten taloushallinnon palvelukumppanille, ellei osuuskuntaa velvoittava lainsäädäntö sitä edellytä.
9 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisteriin sisältyviä henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
10 Rekisterin suojauksen periaatteet
Henkilötietoja sisältäviä aineistoja säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä.
Henkilötietoja sisältävä tietokanta on pilvipalvelimella, johon on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä.
Tietokantoihin ja järjestelmiin on pääsy vain erikseen myönnettävillä henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Rekisterinpitäjä on rajannut käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan niiden lainmukaisen käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt. Lisäksi tietokantojen ja järjestelmien käyttötapahtumat rekisteröityvät rekisterinpitäjän IT-järjestelmän lokitietoihin.
Rekisterinpitäjän luottamustehtävissä toimivat ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.
11 Rekisteröidyn oikeudet
Jokaisella rekisteröidyllä on pääsääntöisesti oikeus tarkastaa jäsen- ja omistajarekisteriin merkityt tietonsa.
Rekisteröidyllä on seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet:
Oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen, jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen (GDPR 7 art.);
Oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot sekä oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä, muun muassa toimittamalla lisäselvitys ottaen huomioon tarkoitukset, joihin tietoja käsiteltiin. (GDPR 16 art.);
Oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, edellyttäen, että henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin. On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa.
Oikeus saada itseään koskevat henkilötiedot, jotka rekisteröity on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle sen rekisterinpitäjän estämättä, jolle henkilötiedot on toimitettu, jos käsittely perustuu asetuksen tarkoittamaan suostumukseen ja käsittely suoritetaan automaattisesti (GDPR 20 art.);
Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt osoitetaan kohdassa 1 mainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle.